Comment animer une réunion de travail ?

Les réunions de travail sont des séances qui vous permettent d’améliorer la productivité et l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Pour réussir cet objectif, il est important d’animer cette dernière correctement. Dans ce sens, il y a certaines astuces que vous devez adopter. Si vous sous demandez comment diriger une réunion professionnelle, voici un tour d’horizon !

La phase préparatoire

Si vous devez animer une réunion professionnelle, sachez que la meilleure façon d’y parvenir est de la préparer. En effet, si vous négligez cette étape, la séance risque fort d’être inefficace.

Déterminer la durée et le sujet de la réunion

Vous devez établir un ordre du jour ainsi que la durée de chaque séquence. Cela vous aidera dans la gestion du temps. Autrement, les participants risquent d’extrapoler et par conséquent, vous excèderez le temps initialement prévu.

Déterminer le nombre de participants

Il est important de bien identifier les personnes devant prendre part à la rencontre. Il n’est pas nécessaire d’inviter toute l’entreprise, mais juste les personnes pouvant être concernées par le sujet. Dans ce même registre, souvenez-vous que le nombre de participants à une réunion professionnelle est de 3 au minimum. En deçà de ce quota, il s’agit plutôt d’un entretien.

Préparer la séance en présentiel

Par ailleurs, vous devez également prévoir le mode de déroulement de la séance. Si la réunion doit se faire en présentiel, il est important d’apprêter le lieu de la rencontre. Certes, vous pouvez la faire dans votre entreprise, mais il est également possible de rendre la réunion plus originale. Pour cela, vous pouvez opter pour un espace de coworking. En outre, vous pouvez aussi retenir une salle de réunion dans un hôtel de la ville.

Préparer la séance en ligne

Par ailleurs, la rencontre peut être aussi virtuelle. Dans ce cas, vous devrez déterminer l’application qui sera utilisée et en informer vos collaborateurs. Ainsi, ils pourront préalablement la télécharger. Dans ce sens, plusieurs logiciels sont disponibles en version gratuite et sont assez simples d’utilisation.

Le déroulement de la séance

Il est important de savoir que réussir sa séance de travail commence dès le début de rencontre.

Instaurer une bonne ambiance

Vous devrez accueillir chaleureusement les participants et les remercier de leur présence. Même si les personnes présentes à la réunion se connaissent, il est recommandé de faire un tour de table. Cela favorise l’établissement d’un climat décontracté. Après cette étape, vous devrez rappeler la raison de la rencontre ainsi que l’ordre du jour. De même, les objectifs attendus par cette séance doivent être clairement énoncés. Vous pouvez également nommer un rapporteur de séance.

Avoir la police des débats

Durant la réunion, n’oubliez pas que c’est vous qui détenez la police des débats. C’est donc à vous d’accorder la parole aux intervenants et de veiller au temps d’intervention. Aussi, il est important que vous mettiez en place des stratégies d’éveil afin de ne pas laisser s’installer la monotonie.

Dans le cas contraire, les participants ne seront plus attentifs à ce qui sera dit. Comme vous le savez, certains collaborateurs tendent à montrer qu’ils maitrisent mieux le sujet que quiconque. Il vous reviendra de les recadrer afin qu’ils ne débordent pas de leur temps de parole.

Gérer les conflits

L’un des points les plus importants dont vous devez tenir compte est la gestion des conflits. En aucun cas, vous ne devez permettre à un participant d’avoir des propos déplacés envers un autre. En réalité, animer une réunion n’est pas aussi simple qu’il y parait. L’animateur doit posséder certaines qualités afin de réussir cette mission.